Certains managers ont tendance à vouloir trouver toutes les solutions, afin de contrôler entièrement le travail de leur équipe, par crainte de payer le prix des erreurs des uns et des autres. L’effet pervers de ce mode de management de sur-contrôle est multiple : démotivation des collaborateur, stagnation des compétences, manque d’adhésion aux décisions et absence de prise d’initiative, d’où une performance sous-optimale. De plus, ces managers s’épuisent à vouloir tout faire et par la même, rallongent leurs journées de travail.
Entre autres, une des astuces pour écourter ses journées, tout en améliorant la performance de son équipe, est de rendre vos collaborateurs autonomes. C’est aussi une preuve de maturité managériale. C’est à ce moment que vous prendrez une nouvelle dimension, celle de manager stratège, capable de prendre du recul et d’analyser les situations d’un point de vue global. J’aime à dire que l’on voit qu’un manager est un leader lorsqu’il n’est pas là ! En d’autres termes, le leader parvient à faire en sorte que ses collaborateurs soient autonomes dans leur travail.
L’autonomie revêt 2 aspects. D’abord, il s’agit de rendre les personnes autonomes dans leurs responsabilités : le travail est fait en temps et en heure lorsque vous n’êtes pas là. Quel bonheur de revenir après une longue période de vacances et de trouver un service qui fonctionne aussi bien que si vous aviez été présent ! Ensuite, il s’agit d’avoir des collaborateurs autonomes dans leur motivation. Ils sont capables de s’auto-motiver même lorsque vous n’êtes pas là, sans contrôle ni évaluation. Pour plus de détails sur ce thème, je vous invite à consulter mon article sur l’auto-motivation au travail.
Pour développer l’autonomie, je vous propose de suivre, avec chacun de vos collaborateurs, ces 7 étapes du processus d’autonomisation. Chaque personne étant unique, en fonction de votre personnalité et de celles de vos collaborateurs, chaque étape peut durer plus ou moins longtemps. Pour mener à bien cette démarche d’autonomisation, vous devrez avoir un fil conducteur, et faire preuve de certaines soft skills (compétences comportementales) du début à la fin du process : assurer un suivi régulier en donnant du feedback et de la reconnaissance, faire confiance et former à l’auto-motivation.
L’autonomie ne s’acquiert pas du jour au lendemain. C’est un long processus que vous, managers, devrez piloter, dans votre relation avec vos collaborateurs. Au fur et à mesure des étapes, vous devrez adapter votre style de management au niveau d’autonomie de vos collaborateurs, en partant du style directif, pour passer par le persuasif, participatif et enfin délégatif.
Ce tableau récapitule les actions et style de management recommandés en fonction du niveau d'autonomie des collaborateurs.
Voici les 7 étapes du processus d'autonomisation des collaborateurs.
1. Collaborateur dépendant : posez le cadre – management très directif
Lorsque votre collaborateur débute, il est totalement dépendant. Il n’a donc aucune autonomie dans son travail et a entièrement besoin de vous. Dans cette phase, vous devrez adopter un style de management directif. Tout en donnant du sens, vous imposez les règles à respecter. La décision vous appartient entièrement, il ne s’agit pas, au vu du faible niveau d’autonomie de votre collaborateur, de le faire participer à la définition du cadre.
On pense parfois, à tort, que les règles empêchent l’autonomie. Effectivement, trop de règles peuvent freiner la créativité et la prise d’initiative. En revanche, poser un cadre, c’est-à-dire les règles de base du travail d'un collaborateur, favorise l’autonomie. En effet, une personne qui ne connaît pas son cadre de travail ne pourra pas être autonome, de peur de faire une tâche qu’elle n’est pas autorisée à faire ou de prendre une responsabilité qu’elle n’est pas autorisée à prendre. Elle ne parviendra pas non plus à être son propre arbitre, en laissant de côté certaines tâches qu’elle n’est pas obligée de faire, pour réaliser d’autres tâches qui lui sembleraient plus importantes.
C’est pourquoi le cadre est la base de l’autonomie : il porte à la connaissance de votre collaborateur, les limites entre lesquelles il peut naviguer, lui laissant toute la liberté de réaliser ses propres choix à l’intérieur de ce périmètre. Attention toutefois à ne pas donner un périmètre trop étroit, qui ne lui laisserait aucune autonomie.
Pour savoir comment poser les règles du jeu, je vous invite à consulter cet article, dans lequel j’explique concrètement ce qu’est un cadre et comment l’utiliser.
2. Collaborateur dépendant : donnez des objectifs – management directif
Dans cette phase, votre collaborateur est toujours dépendant, mais il connaît son cadre, ce qui lui confère un début d'autonomie. Gardez un style de management directif pour définir et imposer les objectifs, tout en donnant du sens à ceux-ci.
L’objectif est un levier managérial très puissant. Un des ses effets directs sur les personnes est qu’il favorise leur autonomie. En effet, une fois l’objectif fixé, vos collaborateurs ne travailleront plus pour satisfaire votre demande, suivre votre directive ou vous faire plaisir. Ils travailleront pour atteindre leurs objectifs. Les objectifs vont guider les actions de vos collaborateurs, même lorsque vous n’êtes pas présent pour leur donner les consignes. Travailler pour ses objectifs revient à travailler pour soi et pour l’entreprise, au lieu de travailler pour son manager.
Pour que cela fonctionne, les objectifs doivent remplir 2 conditions. D’une part, il doivent être SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et « timés »), pour que vos collaborateurs y croient et fassent en sorte de les atteindre. D’autre part, vous devez animer ces objectifs. Pour cela, faites-y régulièrement référence et réalisez plusieurs suivis d’objectifs par an, lors d’entretiens individuels, pendant lesquels vous mesurerez l’atteinte de ceux-ci.
Une fois ces 2 étapes réalisées, vos collaborateurs savent où aller et quels sont les chemins qu’ils peuvent emprunter pour y parvenir.
3. Collaborateur contre-dépendant : persuadez – management persuasif
Votre collaborateur connaît son cadre et ses objectifs. Il commence à maîtriser certains aspects de son travail, sur lesquels il développe un esprit critique : il est contre-dépendant. Il va vouloir tester le bienfondé des règles et imposer ses idées. Vous adoptez un style de management persuasif.
Donner du sens revient à expliquer le pourquoi des actions demandées. En tant que manager, vous devez constamment donner du sens à vos consignes, pour que les personnes comprennent pourquoi elles travaillent. Mais dans cette phase, vous allez devoir redoubler d’effort pour donner encore plus de sens.
À ce niveau, votre collaborateur ressent un besoin d’affirmation. Après avoir passé un moment à suivre vos directives sans rien dire, il développe son esprit critique. Cela dit, il est encore trop tôt pour lui donner entière autonomie, ce qurisquerait de l'emmener tout droit à l’échec. C’est pourquoi vous devrez le persuader du bienfondé du cadre, des objectifs définis, et des moyens à mettre en œuvre pour les atteindre. Cela ne signifie pas qu’un collaborateur dans cette phase ne peut pas avoir une idée pertinente, c’est pourquoi il convient de l’écouter. En revanche, son expérience sur le poste est trop courte pour qu’il ait le recul nécessaire pour porter un avis sur tout ce qui régit son travail et faire les choses à sa manière.
Grâce au sens que vous lui donnez au quotidien, il montera en compétence, ce qui lui permettra de continuer sa route vers l’autonomie. Attention, le management persuasif peut être épuisant pour vous. Ne tombez pas dans la tentation de lui laisser carte blanche ou de devenir directif autoritaire en lui disant que « c’est comme ça et pas autrement ». Dans le premier cas, vous l’enverriez droit dans le mur. Dans le second cas, vous vous engageriez dans une relation conflictuelle, alors que ses intentions le poussent à avancer et qu'il développe son esprit critique, ce qui est un bon signe de motivation.
4. Collaborateur contre-dépendant : faites participer – management participatif
Votre collaborateur maîtrise la quasi-totalité de ses responsabilités. Faites-le participer à la prise de décision et acceptez qu’il puisse travailler seul. Adoptez un style de management participatif.
C’est le moment de faire participer votre collaborateur à la prise de décision afin qu’il garde sa motivation. À force de lui donner du sens, vous l’avez fait monter en compétence. Si vous le guidez, il est capable de prendre des décisions opportunes pour la performance de l’entreprise. Il ne s’agit pas de le laisser décider seul. Préparez vos solutions. Posez-lui des questions pour qu’il participe au processus de prise de décision. Vous pouvez alors rectifier les vôtres à la marge. Si vous l’avez formé en respectant les étapes précédentes, les décisions qu’il prendra seront en accord avec les vôtres. Si vous estimez qu’il est dans l’erreur, repassez à un style persuasif en lui expliquant pourquoi son choix n’est pas opportun et proposez lui de faire un autre choix jusqu’à ce qu’il prenne un décision que vous estimez efficace.
Ensuite, laissez votre collaborateur mener à bien sa mission. Restez disponible, mais laissez lui une importante marge de manœuvre, ce qui lui permettra d’apprendre par un processus d'essai-erreur. Si vous l’avez bien briefé, ses erreurs seront minimes. Intervenez seulement si vous percevez une erreur trop pénalisante ou compromettante. Les résultats à court terme ne seront pas toujours optimaux, mais tant que vous ne mettez pas en danger votre performance, mieux vaut adopter une vision de moyen terme en favorisant l'autonomie.
Vous répondrez ainsi à son besoin d’estime et vous lui donnerez confiance en lui, en lui faisant sentir qu’il apporte sa pierre à l’édifice stratégique. C'est un investissement dont vous profiterez bientôt du retour.
5. Collaborateur indépendant : coachez – management très participatif
Votre collaborateur devient indépendant. Vous le guidez pour qu’il choisisse ses propres solutions. Vous adoptez un style de management très participatif.
Plus question de prendre toutes les décisions et de les modifier à la marge. Votre collaborateur est devenu assez compétent et motivé pour être capable de trouver les solutions que vous auriez vous-même trouvé, ou qui généreraient un résultat équivalent, voire meilleur. Il a seulement besoin de votre disponibilité et de votre confirmation pour certaines décisions importantes. Adoptez une communication majoritairement interrogative : répondez à ses questions par d’autres questions. « - Penses-tu que je fais bien de prendre cette décision ? - Quels résultats penses-tu que ta décision générera ? ».
Vous ne lui donnez plus les clefs pour ouvrir les portes. Vous n’essayez pas non plus de le guider vers les clefs. Vous lui demandez seulement s’il possède ces clefs. Vous le poussez à la réflexion, à l’auto-critique, à l’auto-évaluation et à la réalisation indépendante de ses tâches. Vous êtes son coach.
Pour d’autres tâches, il ne vous sollicitera pas. Gardez l’œil, mais intervenez de moins en moins, hormis s’il vous le demande ou pour lui donner un feedback après sa réalisation.
De votre côté, vous commencez à avoir du temps pour travailler vous-même vers votre propre autonomie vis-à-vis de votre hiérarchie, et donner une autre dimension à votre fonction.
6. Relation d’interdépendance : missionnez – management délégatif
Votre collaborateur est indépendant. Vous commencez à avoir besoin de ses compétences distinctives. Vous adoptez un style de management délégatif.
À cette étape, votre collaborateur maîtrise toutes les responsabilités de sa fiche de poste. De plus, il prend conscience que ses compétences peuvent bénéficier à toute l'équipe et développe son esprit de collaboration. L’objectif est donc d’éviter qu’il tombe dans la lassitude, mais au contraire de mettre ses performances individuelles au service de la performance collective. Pour cela, vous avez besoin de la valeur ajoutée qu’il apporte par son travail. Vous entrez alors dans une relation de partage et d’échange réciproque avec lui sur certaines responsabilités.
Missionnez-le sur des responsabilités ou des projets transverses. Donnez lui des objectifs de mission, laissez-lui une totale autonomie dans la réalisation de celle-ci et donnez-lui un feedback une fois la mission terminée.
7. Relation d’interdépendance : déléguez – management très délégatif
Votre collaborateur est indépendant dans les missions qui lui sont conférées. Vous devenez partenaire, en lui délégant une partie de vos responsabilités. Votre style de management est totalement délégatif.
À ce niveau ultime d’autonomie, votre collaborateur n’a plus besoin que vous lui donniez d’objectifs ni de mission. Vous partagez les responsabilités avec lui dans une relation de partenaire gagnant / gagnant. Laissez-lui une totale autonomie, non seulement sur ses réalisations et les moyens mis en œuvre, mais aussi sur la définition de ses objectifs et de sa stratégie. Donnez-lui seulement l'information à laquelle il n'a pas accès.
Vous vous enrichissez mutuellement et partagez vos expériences pour apprendre l’un de l’autre. Si tel est le souhait de votre collaborateurs et si ce n'est pas déjà fait, il est grand temps de concrétiser un plan d'évolution de carrière et de penser à la vôtre.
Avoir en tête ce processus d’autonomisation vous aidera à emmener individuellement vos collaborateurs vers l'autonomie. C'est une belle avancée managériale mais ce n'est pas la totalité de votre mission dans ce domaine : en tant que leader, vous devrez vous préoccuper de l'autonomie collective de votre équipe, en créant un climat favorable à la collaboration entre les personnes.
Et vous ? Quel est le degré d'autonomie de vos collaborateurs ? Quelles sont vos astuces pour développer l'autonomie ?