Les réunions sont censées être un moment d’échange utile pour les collaborateurs. Donner de l’information, favoriser la prise de décision, résoudre les problèmes ou faire avancer des projets sont autant de bénéfices pouvant être tirés de ces moments de rencontre. De prime abord, on a tout à y gagner ! Pourtant, elles sont souvent perçues par les collaborateurs comme une perte de temps, voire une corvée.
Selon Doodle, en 2019 les réunions devaient coûter 541 milliards de dollars aux entreprises du monde entier. Plus surprenant encore, en France 33% des cadres ont déjà fait la sieste pendant une réunion, alors que 75% d’entre eux font autre chose qu’écouter la réunion, selon Cadréo.
Pour cause, ces réunions qui partent initialement d’une bonne intention, se révèlent souvent inefficientes à cause des choix qui sont faits pour leur préparation, leur organisation et leur animation. Des réunions oui ! Mais pas au hasard. La réunionite aiguë est un terme péjoratif qui définit la manie de faire des réunions dont la plupart sont inefficientes. Mieux vaut faire moins de réunions, mais de meilleure qualité.
Alors, comment réaliser des réunions efficaces en moins de temps et à moindre coût ? Je vous propose 14 règles faciles à respecter pour garantir des réunions efficientes et en finir avec la réunionite.
1. Choisissez un animateur
Qu’il s’agisse de vous ou d’un collaborateur à qui vous déléguez cette tâche, il est essentiel qu’une personne anime la réunion. L’animateur est chargé de préparer sa réunion et de coordonner les échanges. Il est garant de son efficience. Une réunion sans animateur tournera vite à l’anarchie, et n’atteindra pas ses objectifs.
2. Préparez votre réunion
Pas question d’arriver la fleur au fusil : une réunion se prépare, et l’on remarquera immédiatement la différence entre celle qui sera préparée et celle qui ne le sera pas. Pour sa préparation, vous devrez prendre en compte différents aspects. D’abord la logistique. Prévoyez un lieu et un horaire, et invitez les participants avec anticipation afin qu’ils puissent s’organiser à l’avance. Ensuite, préparez le contenu, les supports, et les objectifs.
3. Choisissez le bon moment
Il ressort de certaines études des créneaux horaires considérés comme plus opportuns que d’autres. La réalité est que vous devez vous adapter à l’organisation du service et prendre en compte l’objectif de votre réunion.
Choisissez un moment :
- Qui permette à tout le monde d’être à l’heure : évitez les réunions trop proches de l’heure d’arrivée si vous souhaitez limiter les retards ;
- Qui ne pénalise pas votre fonctionnement. Par exemple, pour les commerces ouverts au public, évitez les réunions aux heures d’affluence de visiteurs, pendant lesquelles il vaudrait mieux se consacrer au business ;
- Qui maximise vos chances d’avoir des participants en forme, évitez l’horaire de digestion après le repas du midi ou la fin de journée en fin de semaine ;
- Adapté à votre objectif. Faites un bilan de la semaine en début de la suivante ou une réunion pour motiver les troupes pour une journée événement la veille de celle-ci.
Il n’existe donc pas de moment idéal, adaptez-vous à vos spécificités, et ne laissez rien au hasard. Prenez en compte la faim (proposez une collation si nécessaire) et la fatigue dans votre planification.
4. Définissez le(s) objectif(s)
Une réunion efficiente n’a pas pour objectif d’échanger seulement pour échanger, même c’est trop souvent le cas. Définissez en amont l’objectif de la réunion, et communiquez-le au moment de l’invitation : les participants en prendront connaissance et prépareront leurs interventions en connaissance de cause. Les réunions peuvent avoir différents objectifs dont les principaux sont : informer, former, féliciter, résoudre un problème, trouver des idées, prendre des décisions, motiver les collaborateurs, ou organiser une activité. Du début à la fin, gardez toujours en tête vos objectifs initiaux. Quoi qu’il en soit, parmi vos objectifs, je conseille de toujours viser la motivation vos collaborateurs et de faire de toute réunion un acte de leadership.
Une fois les objectifs connus de tous, assurez-vous que les interventions des participants soient pertinentes par rapport à ceux-ci. Si l’un d’entre eux dérive, remerciez-le pour son intervention, rappelez-lui les objectifs du jour et la possibilité de présenter ses idées à un autre moment.
5. Invitez les bons participants
Si 33% des cadres ont déjà fait une sieste pendant une réunion, il est probable que ce soit parce que les sujets abordés ne leur importaient pas davantage qu’un petit somme réparateur. Il est inutile de faire une réunion pour rassembler le plus de monde possible. Gardez à l’esprit qu’une réunion représente pour vos collaborateurs du temps en moins pour leurs tâches, dont la liste est souvent longue.
Le contenu de la réunion doit leur apporter une valeur ajoutée dans leur travail. Pensez toujours à l’intérêt des autres avant le vôtre. Oubliez donc les réunions ayant pour but de briller en présentant vos réussites face à votre n+1, si celles-ci n’ont pas d’intérêt pour votre auditoire. Envoyez le compte-rendu aux personnes pour qui l’information n’est pas essentielle, mais peut leur être utile.
6. Veillez au respect des règles du jeu
En tant qu’animateur, vous êtes responsable de la réussite de votre réunion. Pour cela, vous aurez besoin que les participants respectent certaines règles qu’il est important de rappeler : bienveillance, participation, écoute, esprit constructif par exemple. Un averti en vaut deux ! Mieux vaut ne prendre personne par surprise, en particulier si vous souhaitez que certaines personnes fassent une présentation de leur travail.
Si un participant sort de ce cadre, vous pourrez donc le recadrer. Ne vous laissez pas polluer par les perturbateurs. Recadrez avec bienveillance, en rappelant les règles de votre réunion qu’il est en train d’enfreindre. Cas extrême, mais pouvant survenir, si le perturbateur insiste et n’est pas enclin à respecter ces règles : gardez votre sang froid et priez-le de quitter la réunion. Attention, pas de « clash » en publique, qui non seulement créerait un conflit entre vous et la personne, mais qui pourrait pourrir l’ambiance du reste de la réunion.
7. Faites vivre votre réunion
Si vous souhaitez garder l’attention de vos participants jusqu’au bout, vous devrez faire vivre votre réunion : c’est là que le terme « animateur de réunion » prend tout son sens. Pour cela, plusieurs moyens sont à votre disposition : support powerpoint (attention, pas de phrases longues sur vos slides), paper-board, stand-up réunion, réunion en mouvement, jeux, questions pour faire participer, votes, tour de table etc. En tant qu’animateur, vous allez aussi devoir travailler votre communication en public, en particulier votre langage vocal (intonation et rythme de parole) et corporel (apparence, gestes, sourire et regard). Votre communication doit être accrocheuse.
8. Respectez le timing annoncé
La durée idéale qui ressort le plus souvent dans les études est 37,5 minutes : 30 minutes de réunion et environ 5 minutes pour les retardataires et imprévus. La durée de la réunion va dépendre de son thème et de son objectif. Pour une réunion hebdomadaire, entre 30 et 40 minutes semble être la durée idéale. Pour certaines réunions exceptionnelles, formation ou réunions demandant un vote à l’unanimité par exemple, vous pourrez aller au-delà. Les réunions de formation peuvent durer la journée entière. Pensez donc à prévoir, si vous dépassez une heure, des temps de pauses réguliers. En effet, la faculté de concentration d’un être humain en écoute active varie entre 45 et 60 minutes d’affilée. C’est votre rôle en tant qu’animateur, de faire en sorte que le timing de la réunion soit respecté. Après tout, chacun des participants a sûrement planifié sa journée en fonction de la durée prévue de la réunion. Si vous ne souhaitez pas que votre rendez-vous hebdomadaire devienne une épine dans le pied de vos collaborateurs, respectez donc le timing annoncé.
En cas de doute, mieux vaut gonfler la durée de la réunion pour terminer avant l'heure. Définissez les informations essentielles et complémentaires. En cas de retard, vous pourrez passer ces dernières.
9. Structurez le déroulement
Dès le début de la réunion, présentez la structure de la réunion. Soyez clair sur les thèmes qui vont être traités et l’ordre dans lequel il le seront. Cela évitera que certains participants abordent des sujets au mauvais moment, risquant de rendre votre réunion répétitive. Cela écartera aussi le risque qu’un participant attende un sujet qui n’est pas à l’ordre du jour.
Utilisez la méthode des 3 dires pour l’ensemble de la réunion et pour chaque thème abordé. Dites ce que vous allez dire (présentez), dites (donnez le contenu), et dites ce que vous avez dit (résumez en reformulant). En introduisant chacun des thèmes, donnez du sens en exposant le « pourquoi ». Cela donnera de l’impact et éveillera l’attention des participants. Au moment d’écouter votre contenu, votre auditoire doit être convaincu de l’importance des sujets qui vont être abordés. Avant de remercier vos participants, faites un récapitulatif des points essentiels afin que les participants les gardent bien en mémoire.
10. Impliquez vos participants
Il est parfois difficile de garder toute son attention sur une présentation unilatérale, même si l’animateur dispose d’un talent d’orateur. Impliquer vos participants aura 2 avantages. D’une part, cela donnera du rythme à la réunion, à condition que les interventions soient maîtrisées. D’autre part, l’échange enrichira les dialogues et pourrait faire émerger certaines idées inattendues.
Il existe plusieurs moyens de faire participer :
- Posez des questions ouvertes ;
- Avant la réunion, demandez à chaque personne de préparer un sujet qu’elle présentera (en prenant soin de définir un temps de parole et un objectif) ;
- Proposez des quiz ou des exercices ;
- Organisez des jeux de rôles.
11. Identifiez les leaders
Dans toute réunion, il y a le ou les leaders et les suiveurs. Identifiez les leaders et capitalisez sur leur aura positive et entraînante. Prenez en compte tous les participants, mais appuyez-vous sur ces leaders à certains moments : lorsque vous sentez que le rythme redescend dangereusement, que la nervosité commence à monter ou que vous avez du mal à obtenir l’adhésion.
12. Commencez et terminez par une note positive
Démarrez vos réunions par une note positive. Vous pouvez féliciter les personnes pour les bons résultats, les bonnes pratiques ou leur investissement. Quelle que soit la situation, il y a toujours de la reconnaissance à donner. Cette phase mettra à l’aise les participants, qui seront plus enclins à accepter les feedbacks sur les points négatifs.
Enfin, terminez votre réunion sur une touche positive, en faisant un bilan global positif ou en réitérant votre confiance et votre plaisir de travailler avec ces personnes. Gardez en tête que toute réunion doit avoir pour objectif de motiver ses participants. Ils doivent en ressortir avec plus d’envie qu’en y entrant.
13. Poussez à l’action
Donner les informations c’est bien, voir les personnes agir et réagir c’est mieux. Si vous souhaitez donner de l’information sans intention de mettre vos participants dans l’action, autant envoyer un email. Le bénéfice de la rencontre est de créer des synergies et de ressortir de ce moments avec une avancée concrète sur les sujets abordés. Pour ce faire, donnez des objectifs, des missions ou posez des questions telles que « que fait-on ? », « comment améliorera-t-on ? », « quels objectifs et quels plans d’action nous fixons-nous ? ». Une réunion en début de journée ou de semaine doit être considérée comme un lancement d’activité.
14. Envoyez un compte-rendu
Toute réunion efficiente mérite son compte-rendu. Pourquoi ? Pour rappeler les points essentiels. N’imaginez pas que les participants retiendront la totalité des informations. En moyenne, le cerveau humain ne retient que 10% de l’information entendue. L’enjeu de la réunion n’est donc pas tant l’information retenue, que les émotions et l’état d’esprit positifs provoqués pendant la réunion. La motivation que vous aurez engendrée lors de la réunion garantira que les participants s’impliquent. Ensuite, le compte-rendu récapitulera les informations nécessaires. Celui-ci est donc essentiel. Vous pouvez le réaliser vous-même, ou déléguer cette tâche, en vous assurant que la communication utilisée corresponde à la vôtre.
Une réunion efficace d’une heure vous demandera autant de temps de préparation et de synthèse : environ 2 heures au total. Évitez donc de programmer des réunions à tout bout de champs. Mieux vaut une réunion de qualité et privilégier d’autres canaux de communication comme l’email ou la communication interpersonnelle pour les sujets qu’il n’est pas essentiel de traiter en collectif. Vos collaborateurs vous en sauront gré, et vos résultats s’en ressentiront.
Et vous ? Quels sont vos secrets pour une réunion réussie ? Comment vivez-vous les réunions dans votre entreprise ?